Reforma Tributária 2026: prepare sua PME para pagar impostos corretamente

A partir de janeiro de 2026, a Reforma Tributária unificará PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI em dois novos tributos: a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS). A mudança promete simplificar o sistema, mas traz desafios operacionais relevantes para pequenas e médias empresas.

Segundo o IBPT, 95% das empresas já cometem falhas na apuração hoje. Sem uma revisão de enquadramento e ajustes nos processos, sua PME corre o risco de pagar mais do que deve. Especialistas alertam que entender a aplicação da CBS e do IBS será essencial para evitar custos extras e tornar o novo modelo tributário um diferencial competitivo.

Alerta: sua PME pode acabar pagando mais impostos sem adaptação

Com a implantação da CBS e do IBS, muitas PMEs enfrentarão desafios inéditos de controle e apuração. Segundo o IBPT, 95% das empresas já incidem em falhas hoje, e esse índice pode aumentar durante a transição. Sem revisar processos internos, atualizar sistemas de gestão e treinar a equipe, sua empresa corre o risco de calcular impostos de forma equivocada e, consequentemente, pagar mais do que o necessário. Especialistas alertam que a ausência de critérios claros para a apropriação de créditos e a complexidade das novas bases de cálculo são fatores críticos. A falta de organização das informações fiscais tornará ainda mais difícil identificar créditos legítimos e evitar autuações. É fundamental começar agora a mapear operações, revisar registros e aperfeiçoar controles para garantir precisão e segurança na apuração tributária.

O que muda no pagamento de tributos a partir de 2026

A partir de janeiro de 2026, a Reforma Tributária implementa dois novos tributos que substituirão gradativamente o atual sistema de PIS, Cofins, ICMS, ISS e IPI. O objetivo é simplificar a cadeia de cobrança e reduzir a cumulatividade observada nas alíquotas tradicionais.

• PIS e Cofins serão unificados na CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), de competência federal;
• ICMS, ISS e IPI migrarão para o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), de competência estadual e municipal;

Durante o período de transição, previsto até 2033, os tributos antigos e novos coexistirão. As empresas deverão adaptar sistemas de apuração e emitir documentos fiscais compatíveis com a CBS e o IBS, observando novas alíquotas e regras de não cumulatividade.

Além disso, serão revistas as bases de cálculo e as condições de apropriação de créditos, exigindo atenção redobrada ao enquadramento tributário e ao controle de insumos e serviços.

Principais mudanças por regime tributário

Simples Nacional: manutenção com limites de créditos

No Simples Nacional, o recolhimento unificado continua, mas as empresas não poderão gerar créditos de CBS e IBS para repasse a clientes. Isso reduz o aproveitamento de insumos e pode afetar a competitividade em cadeias produtivas que dependem de crédito fiscal.

Lucro Presumido: revisão de base e adaptação operacional

Empresas no Lucro Presumido deverão recalcular a base de apuração, incorporando as novas alíquotas e regras de não cumulatividade. Será necessário ajustar controles internos, configurar sistemas de faturamento e detalhar operações interestaduais e receitas financeiras para atender às normas do IBS e da CBS.

Lucro Real: ajustes técnicos e sistemas mais robustos

No Lucro Real, a exigência é maior. As empresas precisam revisar parametrizações de créditos conforme a Lei Complementar nº 214/2025, reforçar sistemas de gestão e integrar relatórios fiscais. A precisão nos lançamentos e o monitoramento contínuo dos insumos serão essenciais para evitar perdas de crédito e divergências na apuração.

Simples Nacional: manutenção com limites de créditos

No Simples Nacional, o modelo de apuração unificada se mantém, mas a nova sistemática de CBS e IBS impõe limitações ao aproveitamento de créditos fiscais. As empresas enquadradas nesse regime não poderão mais gerar créditos referentes à Contribuição sobre Bens e Serviços e ao Imposto sobre Bens e Serviços para transferência a seus clientes. Essa restrição pode impactar diretamente a margem de competitividade em cadeias produtivas que dependem de insumos com alto peso tributário.

• Recolhimento unificado: mantém-se a guia única de pagamento, mas sem crédito sobre CBS e IBS.
• Sem geração de crédito: impede o desconto de tributos pagos na aquisição de bens e serviços relacionados à CBS e ao IBS.
• Monitoramento de custos: exige maior controle interno dos gastos para compensar a impossibilidade de recuperar créditos.

Para evitar surpresas na carga tributária, as empresas do Simples Nacional devem revisar processos de aquisição, adaptar sistemas de gestão e planejar estratégias de precificação, garantindo previsibilidade financeira neste novo cenário tributário.

Lucro Presumido: revisão de base e adaptação operacional

No regime de Lucro Presumido, a transição para a CBS e o IBS impõe uma revisão minuciosa da base de cálculo tributária. É fundamental recategorizar receitas específicas — como operações interestaduais e receitas financeiras — para aplicar corretamente as alíquotas de não cumulatividade. Além disso, controles internos devem ser ajustados para registrar e diferenciar todos os insumos elegíveis a crédito fiscal. Sistemas de faturamento e ERP precisam ser reconfigurados para emitir novos códigos de tributação e gerar relatórios que detalhem a apropriação de créditos. Sem essas adequações, existe o risco de erros na apuração e de perda de benefícios fiscais. Por isso, invista na atualização de parâmetros, no treinamento da equipe contábil e na integração dos dados operacionais, garantindo precisão e conformidade no cálculo dos tributos a partir de 2026.

Lucro Real: ajustes técnicos e sistemas mais robustos

Para empresas no regime de Lucro Real, a transição para a CBS e o IBS exige um planejamento técnico aprofundado. É fundamental reestruturar sistemas de gestão tributária e fortalecer controles internos, garantindo precisão na apuração e conformidade às normas da Lei Complementar nº 214/2025.

Entre as principais exigências:

• Revisão de parametrizações: atualizar tabelas de crédito e de alíquotas para refletir a não cumulatividade da CBS e do IBS;
• Integração de sistemas ERP: conectar módulos fiscais, financeiros e de estoque para rastrear insumos elegíveis e gerar relatórios detalhados;
• Automação de apuração: implementar ferramentas que calculem tributos automaticamente, reduzindo erros manuais e agilizando o fechamento contábil;
• Monitoramento contínuo: criar dashboards de indicadores-chave (KPI) para acompanhar o uso de créditos fiscais e identificar desvios em tempo real;
• Testes e auditorias internas: promover simulações periódicas e verificações de compliance para assegurar que as parametrizações estão corretas.

Além disso, é imprescindível capacitar a equipe contábil e de TI para operar as novas funcionalidades dos sistemas e interpretar corretamente os relatórios fiscais. Com essas medidas, as empresas poderão não apenas cumprir suas obrigações, mas também extrair o máximo de eficiência tributária no ambiente do Lucro Real.

Desafios e riscos no período de coexistência de tributos

Durante o período de transição (2026–2033), a coexistência dos tributos antigos e novos aumenta a complexidade contábil e fiscal. As empresas precisarão monitorar simultaneamente alíquotas, bases de cálculo e obrigações acessórias distintas, o que pode gerar inconsistências nos registros, atrasos nas entregas de declarações e divergências tributárias. A manutenção de controles parciais ou desatualizados expõe a organização a autuações e pagamento de valores indevidos, além de comprometer a recuperação de créditos legítimos. A responsabilidade técnica recairá sobre gestores e equipes contábeis, que terão de comprovar a exatidão das apurações perante o fisco.

Principais riscos durante a transição:

• Inconsistências nos lançamentos: conflitos entre sistemas legados e novos módulos de CBS/IBS podem resultar em erros de apuração;
• Perda de créditos fiscais: falta de parametrização correta e falhas na identificação de insumos elegíveis impedem o aproveitamento de créditos não cumulativos;
• Obrigações acessórias em duplicidade: entrega simultânea de declarações antigas e novas amplia o volume de informações a prestar, elevando a chance de omissões;
• Autuações e multas: divergências nos cálculos e atrasos na regularização sujeitam a empresa a penalidades e exigências de comprovação;
• Responsabilidade técnica: contadores e gestores devem documentar processos e evidências para respaldar a conformidade durante auditorias.

Para mitigar esses riscos, é fundamental manter dados organizados, realizar testes periódicos de apuração e promover auditorias internas que garantam a confiabilidade das informações fiscais.

Como se preparar: 4 medidas prioritárias

Para enfrentar a transição à CBS e ao IBS com segurança e eficiência, siga as quatro recomendações essenciais de Maynara Fogaça:

• Revisar os últimos cinco anos de tributos pagos, identificando inconsistências e oportunidades de recuperação de créditos;
• Validar o enquadramento tributário à luz do novo modelo de não cumulatividade, ajustando faixas e limites conforme o faturamento real;
• Adotar ferramentas de automação fiscal para padronizar lançamentos, reduzir erros de apuração e integrar dados operacionais;
• Capacitar a equipe contábil e financeira com treinamentos específicos sobre a aplicação da CBS e do IBS, mantendo atualização contínua.

Implementar essas ações de forma coordenada garante maior controle nos processos, previne autuações e transforma a Reforma Tributária em diferencial competitivo para a sua PME.

Conte com a CONTA1 CONTABILIDADE para orientar seu planejamento tributário

Para atravessar as mudanças introduzidas pela Reforma Tributária de 2026 com segurança e eficiência, a contabilidade consultiva assume papel estratégico no planejamento tributário. Na CONTA1 CONTABILIDADE, nossa abordagem combina análise técnica e gestão financeira para apoiar sua PME em todas as etapas de adaptação.

Entre as atividades que desenvolvemos, destacam-se:

• Mapeamento detalhado das obrigações fiscais e identificação de créditos de CBS e IBS;
• Projeções de fluxo de caixa considerando os novos tributos e diferentes cenários de faturamento;
• Revisão de parametrizações em sistemas de apuração para assegurar conformidade;
• Monitoramento periódico de indicadores financeiros e fiscais com relatórios personalizados.

Esse suporte integrado ajuda a reduzir riscos de autuações, aprimorar o controle de custos e transformar as novas regras tributárias em vantagem competitiva para o seu negócio.

Acompanhe nosso blog e fique por dentro das novidades

Nosso blog é atualizado de segunda a sexta-feira com notícias, análises e orientações sobre tributação, gestão financeira e tendências do mercado. Ao acompanhar nossos conteúdos, você terá acesso a informações práticas que ajudarão sua PME a se antecipar às mudanças legais, melhorar processos internos e tomar decisões mais embasadas.

Visite-nos diariamente para ficar por dentro das últimas atualizações, descobrir boas práticas recomendadas por especialistas e receber dicas estratégicas que manterão sua empresa sempre preparada e em conformidade.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária mudará a forma das PMEs pagarem impostos