Nota Fiscal na Reforma Tributária: Desafios e Oportunidades para Prestadores de Serviço

Com a chegada da Reforma Tributária, a Nota Fiscal assume papel ainda mais crítico no ciclo fiscal. Um simples erro de preenchimento poderá resultar em multas, autuações e atrasos no recolhimento de IBS, CBS e IS, expondo prestadores de serviço a sérias penalidades.

Em 2026, a Lei Complementar 214/2025 exigirá campos específicos para cada tributo, tornando obrigatório o domínio das novas regras de compliance.

Além disso, serão incorporadas notas de débito e de crédito para garantir rastreabilidade precisa dos créditos e débitos fiscais.

Preparar-se antecipadamente é essencial para evitar inconsistências e automatizar processos. Nesta curadoria, analisamos desafios e oportunidades para fortalecer sua conformidade e eficiência.

O risco de conformidade: por que a Nota Fiscal se torna prioridade

Imagine receber uma multa pesada ou ter sua empresa autuada por um simples erro de preenchimento na Nota Fiscal: esse cenário será ainda mais real após a Reforma Tributária. A ausência de informações corretas sobre IBS, CBS ou IS pode gerar sanções financeiras imediatas, bloqueio de créditos tributários e até a suspensão de benefícios fiscais.

Entre as principais penalidades previstas estão:

• Multas diárias por divergências de alíquotas ou campos obrigatórios;
• Juros e correção monetária sobre valores não recolhidos;
• Autuação fiscal com imposição de penalidades civis;
• Restrição de certidões negativas e impedimento de licitações.

Portanto, a Nota Fiscal deixa de ser um documento rotineiro para se tornar o ponto de partida da conformidade tributária. O estabelecimento de processos rigorosos de validação e revisão será fundamental para proteger sua empresa de riscos e garantir um recolhimento preciso dos tributos.

Novas obrigações fiscais: IBS, CBS e IS ganham campos dedicados

A partir de 2026, a Lei Complementar 214/2025 determina que os documentos fiscais eletrônicos incorporem campos específicos para IBS, CBS e IS. Esses atributos devem indicar, de forma independente, a base de cálculo, a alíquota e o valor de cada tributo, assegurando clareza e rastreabilidade no cálculo dos impostos sobre consumo.

Na prática, as empresas deverão:

• Atualizar templates de NF-e, NFC-e e NFS-e para contemplar novos elementos XML;
• Configurar parâmetros por produto ou serviço, definindo alíquotas e regimes tributários;
• Integrar dados ao ERP e sistemas contábeis, garantindo preenchimento automático;
• Treinar as equipes fiscais para revisar e validar as novas informações;
• Implementar rotinas de conferência para evitar rejeições e penalidades.

Além do básico: introdução das notas de débito e de crédito

Com a Reforma Tributária, a nota fiscal ganha duas novas finalidades: a nota de débito e a nota de crédito. Elas servem para registrar, de forma detalhada, ajustes nos valores de tributos incidentes, garantindo que acréscimos ou reduções sejam devidamente comprovados.

• Nota de débito: utilizada quando há aumento do imposto devido pelo emitente, assegurando o registro claro de valores adicionais;
• Nota de crédito: aplicada em situações de diminuição do imposto, documentando imediatamente a redução tributária.

Ao introduzir esses modelos, amplia-se a rastreabilidade dos créditos e débitos fiscais, evitando divergências que podem gerar rejeições ou penalidades. Dessa forma, as empresas mantêm maior transparência e controle sobre seus lançamentos tributários, otimizando processos de conferência e conformidade.

Split payment e automação: a Nota Fiscal no centro do processo

O split payment automatiza a separação dos valores de IBS, CBS e IS no momento da emissão da NF-e, direcionando cada parcela tributária diretamente aos cofres públicos, sem intervenção manual. Ao incorporar esse mecanismo à Nota Fiscal Eletrônica, ganha-se precisão nos repasses e reduz-se o risco de falhas no controle fiscal.

Para viabilizar o split payment, é essencial que os sistemas contem com integração total entre o módulo de emissão de NF-e, o ERP e as plataformas de pagamento. Entre os principais benefícios estão:

• Precisão e agilidade no recolhimento de tributos;
• Redução de erros humanos e divergências;
• Conformidade em tempo real com as exigências fiscais;
• Transparência nos processos e auditorias simplificadas.

Com o split payment, a Nota Fiscal se consolida como o elo estratégico entre operação comercial e movimentação financeira, assegurando segurança e eficiência sob o novo modelo tributário.

Atualização de sistemas e compliance: preparando-se para 2026

As Notas Técnicas divulgadas pela Receita Federal e pelo ENCAT definem novos leiautes para NF-e, NFC-e e NFS-e, com campos específicos para IBS, CBS e IS. Essas atualizações exigem adequação imediata dos sistemas emissores e ERPs, garantindo que a geração, transmissão e armazenamento das notas estejam em total conformidade com a legislação.

Para evitar rejeições de lote, inconsistências nos arquivos XML ou falhas de integração, as empresas devem:

• Atualizar os schemas XML e XSD conforme as versões mais recentes publicadas;
• Realizar testes em ambiente de homologação antes de migrar para a produção;
• Sincronizar a versão do sistema emissor com módulos fiscais do ERP ou software contábil;
• Acompanhar continuamente as notas técnicas e comunicados oficiais;
• Capacitar as equipes de TI e fiscal para identificar rapidamente mudanças e aplicar correções.

Manter os sistemas atualizados e integrados não só assegura o cumprimento das novas obrigações como também reduz retrabalhos e riscos de penalidades. Planejar cronogramas de migração e testes, bem como adotar governança de mudanças, será fundamental para uma transição tranquila rumo ao novo modelo tributário a partir de 2026.

Como a CONTA1 CONTABILIDADE pode apoiar sua adequação tributária

Na CONTA1 CONTABILIDADE, somos especialistas em contabilidade consultiva com foco em Lucro Real e gestão financeira. Nossa abordagem estratégica alia profundo conhecimento da Lei Complementar 214/2025 ao domínio das novas obrigações fiscais, garantindo que cada detalhe dos campos de IBS, CBS e IS seja corretamente implementado em seu sistema.

Oferecemos apoio completo na adequação tributária: da análise de leiautes e testes de homologação até o treinamento de equipes e a automatização de processos. Com nosso suporte, sua empresa terá processos validados, configurações de ERP alinhadas às Notas Técnicas mais recentes e workflows de conferência que minimizam riscos de rejeição. Conte conosco para navegar com segurança pela Reforma Tributária e transformar obrigações em diferencial competitivo.

Fique por dentro: acompanhe nosso blog de segunda a sexta

Não perca nenhuma atualização sobre a Reforma Tributária. De segunda a sexta, nosso blog traz análises detalhadas, orientações práticas e novidades regulatórias para manter você sempre informado e preparado para as mudanças no sistema fiscal.

Assine nossos alertas e receba diretamente no seu e-mail artigos, tutoriais e insights sobre compliance, automatização de processos e as melhores práticas para a emissão da Nota Fiscal no novo modelo tributário. Esteja um passo à frente nas suas obrigações e garanta tranquilidade na gestão fiscal da sua empresa.

Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Nota Fiscal ganha papel estratégico na reforma tributária