Reforma Tributária: evite 6 erros na transição que podem paralisar sua empresa

Com a implementação obrigatória do preenchimento correto dos campos de IBS, CBS e IS na nota fiscal eletrônica a partir de 5 de janeiro de 2026, muitas empresas prestadoras de serviço já enfrentam dificuldades que podem travar suas operações e impedir a emissão de documentos fiscais.

Para evitar perdas financeiras e garantir a continuidade das atividades, é fundamental conhecer os seis erros mais comuns na fase de transição da Reforma Tributária. Neste artigo, você vai descobrir quais são esses equívocos e como corrigi-los imediatamente.

O risco de paralisação: o que está em jogo se você não se adaptar à reforma

A partir de 5 de janeiro de 2026, o preenchimento obrigatório e correto dos campos de IBS, CBS e IS na Nota Fiscal Eletrônica torna-se critério fundamental para emissão de documentos fiscais. Empresas prestadoras de serviço que não se adequarem a essa exigência correm o risco de ter o sistema de NF-e bloqueado, impedindo totalmente o faturamento.

Sem a emissão de notas fiscais eletrônicas em dia, sua empresa pode enfrentar consequências graves:

• Emissão de NF-e indisponível, paralisando vendas e prestação de serviços;
• Interrupção no fluxo de caixa, comprometendo pagamentos a fornecedores e salários;
• Autuações fiscais e multas elevadas por descumprimento das novas regras;
• Perda de contratos e credibilidade junto a clientes e parceiros.

Segundo especialistas, a falta de adaptação imediata já está gerando prejuízos e atrasos em processos operacionais. Por isso, é urgente revisar seus procedimentos e sistemas antes que sua empresa fique totalmente impedida de operar.

Conheça os 6 erros que já estão custando caro às empresas

Para manter sua empresa protegida de multas, bloqueios na emissão de notas fiscais e impactos no fluxo de caixa, é essencial corrigir imediatamente os equívocos que mais têm onerado prestadores de serviço na transição da Reforma Tributária. Confira os seis principais erros que já estão custando caro às empresas:

• Erro 1: Preenchimento incorreto do campo IBS
• Erro 2: Falha na identificação do CBS
• Erro 3: Omissão ou uso incorreto do campo IS
• Erro 4: Sistemas não preparados para a nova nota eletrônica
• Erro 5: Equipe sem preparo para as novas exigências
• Erro 6: Processos internos não revisados

Erro 1: Preenchimento incorreto do campo IBS

O campo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) deve registrar corretamente a alíquota e a base de cálculo unificada entre os três níveis de governo. O erro mais comum é informar códigos desatualizados ou inserir valores percentuais incompatíveis com o tipo de operação. Isso costuma ocorrer quando o sistema fiscal não foi parametrizado de acordo com o manual de obrigatoriedades da Nota Fiscal Eletrônica.

Na prática, o preenchimento incorreto do IBS gera:

• Rejeição automática da NF-e pela autoridade fiscal;
• Bloqueio temporário do sistema de emissão de notas;
• Multas e autuações por informação divergente;
• Demandas de retificação de documentos, atrasando o faturamento.

Para ajustar o IBS e evitar essas falhas, adote as seguintes medidas:

• Atualize o layout da NF-e conforme o manual mais recente do governo;
• Parametrize seu ERP com as tabelas oficiais de alíquotas e códigos de incidência;
• Realize testes de envio em ambiente de homologação antes de entrar em produção;
• Consulte regularmente as notas técnicas publicadas pela Receita para eventuais mudanças.

Erro 2: Falha na identificação do CBS

O CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) substitui o PIS e a Cofins em um modelo unificado e exige o uso de códigos específicos para cada tipo de operação. A falha mais comum ocorre quando a empresa adota classificações antigas ou erradas, o que resulta em impostos calculados incorretamente.

As consequências fiscais dessa falha incluem:

• Apuração indevida de crédito ou débito, levando a pagamentos a menor ou a maior;
• Rejeição da NF-e por inconsistência na alíquota do CBS;
• Aumento do risco de autuações e multas pela Receita Federal;
• Dificuldade na reconciliação fiscal e contábil ao final do período.

Para corrigir e evitar esse erro, é essencial:

• Atualizar o cadastro de códigos CBS conforme o manual oficial;
• Revisar as classificações tributárias de cada serviço ou produto;
• Parametrizar seu sistema de gestão (ERP) com as tabelas de alíquotas mais recentes;
• Realizar testes e validações em ambiente de homologação antes de gerar notas em produção.

Erro 3: Omissão ou uso incorreto do campo IS

O campo IS (Imposto sobre Serviços) deve indicar corretamente a alíquota e o código do serviço conforme a tabela oficial. Omissões comuns incluem deixar o campo em branco, inserir códigos de serviços desatualizados ou usar percentuais incompatíveis com o tipo de atividade.

Essas falhas podem resultar em:

• Rejeição da NF-e por inconsistência nos dados;
• Autuações fiscais e aplicação de multas elevadas;
• Necessidade de retificação de documentos, gerando atrasos no faturamento;
• Risco de desencontro de informações em cruzamentos de dados pela Receita.

Para adequar o preenchimento do IS, siga estes passos:

• Atualize periodicamente a tabela de serviços e alíquotas oficiais;
• Configure o sistema fiscal para exigir validação de campos obrigatórios;
• Realize treinamentos regulares com a equipe responsável pela emissão;
• Implemente processos de conferência interna antes de enviar a NF-e;
• Faça testes em ambiente de homologação para verificar a conformidade.

Erro 4: Sistemas não preparados para a nova nota eletrônica

Sistemas legados e ERPs desatualizados muitas vezes não têm campos ou regras de validação para IBS, CBS e IS, resultando em notas rejeitadas ou inconsistentes. Sem suporte aos novos layout e tabelas oficiais, essas plataformas não conseguem gerar os arquivos XML corretamente nem validar as alíquotas e códigos exigidos pela reforma.

As principais consequências desse desajuste tecnológico incluem:

• Rejeição automática da NF-e, bloqueando a emissão de notas;
• Atrasos no faturamento devido à necessidade de correção manual;
• Aumento de retrabalho e custos operacionais para ajustes manuais;
• Risco de autuações e multas por informações incorretas ou incompletas;
• Dificuldade na integração com sistemas fiscais e contábeis dos clientes.

Para superar essa barreira, avalie as seguintes medidas tecnológicas:

• Atualizar ou substituir o ERP por uma solução que suporte os novos campos de IBS, CBS e IS;
• Implementar módulos de emissão de NF-e atualizados, oferecidos pelos fornecedores de software;
• Contratar APIs fiscais que validem automaticamente o preenchimento conforme as normas;
• Realizar testes em ambiente de homologação antes de migrar para produção;
• Monitorar periodicamente as notas técnicas da Receita para manter o sistema sempre alinhado às mudanças.

Erro 5: Equipe sem preparo para as novas exigências

Grande parte das inconsistências no preenchimento de IBS, CBS e IS ocorre porque as equipes responsáveis pela emissão de notas fiscais não foram treinadas para as novas rotinas. A falta de domínio sobre os códigos atualizados e os procedimentos de validação pode gerar atrasos, retrabalho e até autuações.

Os principais impactos operacionais incluem:

• Erros na parametrização do sistema fiscal;
• Atrasos na emissão de NF-e e consequente bloqueio do faturamento;
• Retrabalho elevado para correção de notas rejeitadas;
• Maior risco de autuações e multas fiscais;
• Comprometimento do fluxo de caixa e da credibilidade da empresa.

Para reverter esse cenário, adote um plano estruturado de capacitação:

• Mapear as competências atuais e identificar lacunas de conhecimento;
• Realizar workshops práticos sobre as regras de IBS, CBS e IS;
• Disponibilizar manuais e vídeos explicativos atualizados;
• Promover simulações em ambiente de homologação antes da produção;
• Agendar reciclagens periódicas para acompanhar alterações legislativas.

Erro 6: Processos internos não revisados

Quando processos internos ficam defasados em relação às novas exigências da Reforma Tributária, surgem gaps na comunicação entre setores e na validação de dados fiscais. Procedimentos obsoletos podem causar atrasos na emissão de notas, preenchimento de campos errados ou duplicados, além de inconsistências nos registros que resultam em rejeições automáticas pela Receita e retrabalho operacional.

Para garantir a integridade e agilidade na emissão de NF-e, adote as seguintes práticas de revisão:

• Mapear e documentar todas as etapas do fluxo de emissão, estabelecendo responsáveis e prazos claros;
• Inserir checkpoints de conferência interna antes do envio definitivo das notas;
• Atualizar o manual de procedimentos sempre que houver mudança no layout da NF-e ou na legislação;
• Controlar versões de formulários, tabelas de alíquotas e códigos de incidência;
• Realizar auditorias periódicas e testes em ambiente de homologação;
• Promover reuniões regulares para identificar falhas e implementar melhorias contínuas.

Como a contabilidade consultiva pode garantir sua conformidade

Em um período de adaptação à Reforma Tributária, a contabilidade consultiva atua como parceira estratégica, identificando brechas no preenchimento de IBS, CBS e IS e propondo soluções integradas. Essa abordagem vai além dos lançamentos fiscais, oferecendo suporte na atualização de sistemas, revisão de processos e capacitação de equipes.

Com um olhar direcionado ao Lucro Real e à gestão financeira, a contabilidade consultiva permite:

• Diagnóstico preciso das obrigações fiscais e mapeamento de riscos;
• Parametrização de ERPs e sistemas de emissão de NF-e conforme as novas exigências;
• Desenvolvimento de procedimentos internos e manuais de conferência;
• Treinamento prático da equipe para evitar erros recorrentes;
• Monitoramento contínuo de atualizações legislativas e notas técnicas.

Na CONTA1 CONTABILIDADE, nossa expertise em contabilidade consultiva alia conhecimento em Lucro Real e soluções financeiras sob medida para cada cliente. Estamos prontos para orientar sua empresa na implantação de controles robustos, reduzir riscos de autuações e manter a emissão de notas fiscais eletrônicas ininterrupta.

Fale conosco e assegure a conformidade tributária da sua empresa com tranquilidade e segurança.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Contadores.cnt.br. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma Tributária: confira 6 erros durante a fase de transição que já estão custando caro para as empresas